Recientemente, la discusión acerca del control horario en España ha aumentado de intensidad: ya no es suficiente con registrar la entrada y la salida; las regulaciones ahora van hacia un sistema digital, rastreable y fortalecido.
Aún hay muchas dudas sobre la nueva ley de registro horario: cuándo será vigente o cómo debe ser el fichaje horario para cumplir con la ley entre otras incertidumbres.
Así que vamos a intentar esclarecer dichas dudas explicando un poco los cambios más importantes que deben conocer tanto las empresas como trabajadores, junto con algunas recomendaciones para adaptarse sin riesgos.
Origen legal: del Real Decreto-ley 8/2019 a la nueva regulación
Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 ya establecía que toda empresa debía llevar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores, incluyendo la hora exacta de inicio y fin. Esta obligación está plasmada en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
No obstante, esa norma dejó amplios márgenes: las empresas podían usar sistemas manuales o digitales, hojas de cálculo, sistemas internos, etc.
En 2025, con el proyecto de nueva normativa, dicha flexibilidad tiende a ceder terreno frente a exigencias de precisión, trazabilidad y digitalización.
Novedades de la nueva Ley de Control Horario
La nueva ley establece que el registro horario de los empleados sea más detallado: pausas, interrupciones, modalidades de trabajo y compensaciones.
Registro horario digital obligatorio
Uno de los aspectos más importante de la ley, es que el registro horario debe gestionarse a través de sistemas digitales que garanticen autenticidad, integridad y trazabilidad. El registro horario ya no puede realizarse mediante papel o plantillas que puedan modificarse sin rastro.
Registro de pausas, descansos y tiempos no productivos
No solo debe de establecer el comienzo y el final de la jornada laboral, además deben de quedar grabadas las pausas que haga el trabajador que no son consideradas como tiempo efectivo de trabajo e indicar de forma precisa la hora de dichas interrupciones.
Además hay que indicar el tiempo de espera, la disponibilidad o las ocasiones en que se interrumpe el derecho a desconectarse.
Diferenciación entre horas ordinarias, extra y compensaciones
Hay que anotar a diario, el total de horas ordinarias, extraordinarias y complementarias, así como detallar la forma exacta en que se compensan (ya sea con dinero o con tiempo de descanso).
Cobertura del teletrabajo y modalidades híbridas
El nuevo esquema laboral, no debe pasar por alto la actual situación laboral: los sistemas de registro son también para trabajadores que están en teletrabajo o en régimen mixto, con sello temporal, dispositivos remotos o mecanismos que eviten cualquier manipulación.
Conservación, acceso y disponibilidad
Es esencial que los registros laborales se mantengan por un mínimo de cuatro años. Además, deben estar accesibles para los empleados, sus delegados y los inspectores de trabajo, con un acceso fácil incluso a distancia.
Obligaciones frente a modificaciones
Es muy importante que el registro no pueda modificarse, y en caso de que se realice alguna modificación, debe de mostrar quién la llevó a cabo, cuándo y por qué. No se aceptarán alteraciones ocultas.
Sanciones más duras y responsables individualizados
Las infracciones por no cumplir con lo establecido por la nueva ley pueden considerarse graves, y la novedad es que cada trabajador afectado puede ser sancionado individualmente: una empresa que no registre correctamente a 20 empleados puede recibir 20 sanciones individuales.
Consecuencias del incumplimiento de la nueva ley para las empresas
- Registros incompletos, no accesibles o la ausencia de un registro digital apropiado pueden conllevar severas multas.
- Las multas se impondrán individualmente a cada empleado afectado, en lugar de ser una sanción generalizada.
- En las inspecciones de trabajo, los inspectores pueden pedir las exportaciones del sistema sin demora y revisiones de la integridad del historial.
- Las compañías tienen que responder también a las potenciales demandas individuales de los empleados que reclamen verificación de horas no reconocidas.
Recomendaciones para adaptarse con seguridad
Auditoría interna del sistema actual
Debes hacer una revisión completa del sistema de fichaje horario que usas (app, Excel, reloj físico) y ver si cumple criterios de integridad y trazabilidad. Si no, es momento de cambiarlo.
Selecciona una solución tecnológica fiable
Escoge un software de control horario con sello temporal, registros inmutables, logs de auditoría y exportación fácil. Verifica su compatibilidad con teletrabajo.
Define política interna clara
Define tanto las clases de evento (salida, regreso, pausa y entrada) como las normas precisas para el registro, la autorización de horas extras, entre otros. Informa a todo el personal.
Formación tripartita (RR. HH. / mandos / plantilla)
Describe cómo opera el sistema, qué hay que registrar, cómo se accede a los registros y cuáles son sus derechos.
Pruebas y simulacros de inspección
Realiza exportaciones de forma regular y verifica que se satisfacen las condiciones de acceso y trazabilidad. Corrige las carencias antes de la inspección real.
Integración con protección de datos (RGPD)
Garantiza la minimización de datos, el registro de quién consulta y la conformidad con las reglas de privacidad, además de asegurar roles de acceso.
Monitoreo continuo y ajustes
Debes revisar de forma diaria casos de fichajes olvidados, duplicados o anomalías. Establece procesos para rectificar y justificar cualquier incidencia.
Calendario de aplicación y futuros desarrollos
Aunque algunos detalles finales quedan por definir, se espera que el decreto regulador de esta normativa entre en vigor pocos días tras su publicación en el BOE. Las empresas podrían tener un plazo de adaptación, pero no deben dilatar la preparación.
Además, el anteproyecto de ley laboral que lo acompaña propone reducir la jornada máxima a 37,5 horas semanales, sin afectar el salario, y ubicar en el registro horario la contabilidad de esas horas extras adicionales.
